B2B / Kostenstellen

Mit dieser Funktion können Sie / Ihre Kunden Kostenstellen einrichten, Budgets verwalten und einen Genehmigungsworkflow bei Budgetüberschreitungen einrichten.

Einrichtung

Die Funktion wird direkt durch Ihren Kunden eingerichtet. Es muss dazu mindestens einen Benutzer mit der Berechtigung "Kostenstellenverwalter" geben, da nur Kostenstellenverwalter Kostenstellen einrichten können.

Um eine Kostenstelle einzurichten muss sich der Kostenstellenverwalter

  • Im Shop anmelden
  • Die Kostenstellenverwaltung aufrufen ("Mein Konto" / "Kostenstellen")
  • Unten rechts auf "Neue Kostenstelle anlegen" klicken

Der Kostenstellenverwalter sieht folgende Maske in der er die Grunddaten der Kostenstelle erfassen kann:

Kostenstelle einrichten

Felder mit "*" müssen ausgefüllt werden. Die Bedeutung der Felder im Einzelnen:

  • Kostenstellenname: Ein beliebiger Name oder eine Nummer mit der die Kostenstelle identifiziert werden kann. Dieser Name wird in Auswahllisten, z.B. im Warenkorb, angezeigt.
  • Budget: Das vorhandene Budget der Kostenstelle zum Start einer Budgetperiode.
  • Restbudget: Das restliche Budget der aktuellen Abrechnungsperiode. Wird durch Einkäufe reduziert.
  • Erlaubte einmalige Budgetüberschreitung: Falls eine einmalige Überschreitung des Budgets erlaubt sein soll kann hier ein Maximalwert für die Überschreitung angegeben werden. Nützlich wenn z.B. am Ende einer Budgetperiode durch eine grosse Ausgabe kein oder nur noch ein sehr kleines Budget vorhanden ist und noch geringe Mengen Verbrauchsmaterial gekauft werden müssen.
  • Budgetperiode: Abrechnungszeitraum für die Rücksetzung des Budgets auf seinen Startwert (Wert aus dem Feld "Budget").
  • Restbudget übertragen: Wenn angehakt wird das aktuelle Budget bei einem Periodenwechsel auf die neue Periode übertragen. Positive Restbudgets erhöhen das Budget für die Folgeperiode, negative Budgets (aus einer einmaligen Budgetüberschreitung) verringern es.
  • Beliebige Überschreitung erlaubt: Wenn dieses Feld angehakt ist werden keine Budgetprüfungen durchgeführt, es wird nur das Restbudget immer weiter verringert.

Sobald die Auswahl mit Kostenstelle anlegen gespeichert wird, wird die Kostenstelle angelegt.

Nach der Anlage können weitere Einstellungen vorgenommen werden:

Kostenstelle bearbeiten

Genehmiger zuweisen

Wenn einer Kostenstelle ein Genehmiger zugewiesen ist können Überschreitungen des Kostenstellenbudgets auch durch einen Vorgesetzten/Budgetverantwortlichen freigegeben werden. Wählen Sie dazu einen Vorgesetzten aus und speichern Sie die Kostenstelle. Der weitere Ablauf entspricht dem Ablauf bei einer Auftragsfreigabe mit 4-Augen Prinzip.

Benutzer zuweisen

Jeder Nutzer kann keiner, einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet sein. Sobald einem Benutzer mindestens eine Kostenstelle zugewiesen wurde wird im Warenkorb eine zusätzliche Auswahlliste für die Kostenstelle angezeigt. Um einem Benutzer eine Kostenstellen zuzuweisen setzen Sie in der Spalte "Mitglied" einen Haken bei dem jeweiligen Benutzernamen.

Einem Benutzer kann zusätzlich eine einzelne Standardkostenstelle zugewiesen werden. Setzen Sie dazu einen Haken bei "Standardkostenstelle". Eine vorher bereits für diesen Nutzer eingerichtete andere Standardkostenstelle wird wieder entfernt.

Ablauf für den Einkäufer

Hat der Einkäufer eine Kostenstelle ausgewählt und ist das Budget für den Warenkorb ausreichend ist der Ablauf genauso wie bei einem Einkauf ohne Kostenstelle. Das Budget der Kostenstelle wird um den Warenkorbwert verringert und der Auftrag übergeben.

Ist das Budget nicht ausreichend wird dem Einkäufer eine Warnung angezeigt und der Kauf kann nicht fortgesetzt werden:

Kostenstelle Budget überschritten

  • Wenn ein Genehmiger für die Kostenstelle angelegt ist wird ein Link zur Freigabe angezeigt ("Freigabe durch den Kostenstellenverwalter beantragen").
  • Alternativ kann der Einkäufer auch eine andere Kostenstelle angeben und den Kauf erneut durchführen.